Indonewsid Berita dan Informasi Teknologi
Halo semuanya, pada saat membuat surat undangan untuk suatu acara pasti akan cukup repot kalau kita ketikan satu persatu nama penerima surat dan alamatnya pada saat akan mencetak undangannya.
Nah, dari pada mengetikan satu persatu kita bisa menggunakan fitur keren yang tersedia di word. Namanya Mail Merge. Dengan menggunakan fitur ini kita bisa melakukan switch data nama penerima lalu mencetaknya.
Apa itu Mail Merge?
Sebelum kita lanjut ke tutorial mari kita bahas pengertian mail merge secara singkat.
Mail Merge artinya surat masal. Mengapa disebut seperti itu karena memang fitur ini sangat berguna untuk membuat surat masal di word.
Untuk menggunakan fitur ini kita membutuhkan membuat dua jenis file yang berbeda.
- Satu file untuk sumber data
- Sedangkan satu lagi untuk naskah utama yang biasanya berisi badan surat ataupun desain amplop surat
Manfaat Fitur Mail Merge
Dengan adanya fitur ini kita bisa mendapatkan kemudahan untuk :
- Membantu dokumen yang isinya sama dengan perbedaan data seperti nama dan sebagainya.
- Mempercepat pekerjaan untuk menyiapkan dokumen dengan isi sama namun tujuan penerima berbeda.
Cara Membuat Mail Merge di Word
Langsung saja berikut ini adalah langkah-langkah cara membuat mail merge di word. Yaitu sebagai berikut :
Buka Microsoft Excel (Membuat Sumber Data)
- Pertama, silahkan buka Micrsofot Excel. Di sini kita akan membuat penyimpanan data
- Ubah nama sheetnya menjadi “sumber data”
- Kemudian isikan data seperti gambar di bawah ini
- Lalu simpan file tersebut misal dengan nama “ sumber data mail merge”
Buka Microsoft Word (Membuat Form Isian Data)
- Selanjutnya buka aplikasi Microsoft Word
- Dan buat nama dan alamat seperti gambar di bawah ini
Setting Mail Merge
- Di sini kita akan mulai mengatur mail mergenya
- Klik menu Mailings
- Lalu pilih Start Mail Merge kemudian klik Step by Step Mail Merge Wizard
- Pilh Letter dan Next : starting documen pada jendela yang muncul disamping kanan
- Kemudian pilih Use The Current Document
- Lalu klik Select recipients
- Klik Browse dan masukan pilih file excel yang dijadikan sumber data di atas
- Lalu klik Write your letters
- Kemudian Klik Ok
- Lalu pada bagian Insert Merge Fileds. Tentukan data pada isian nama dan alamatnya seperti gambar di bawah ini.
Preview Result
Untuk tahu hasil dari langkah-langkah di atas kita bisa klik fitur Preview Results yang ada di menu Mailings.
Penutup
Itulah cara membuat mail merge di word dengan cepat dan mudah. Silahkan praktekan untuk tahu hasilnya seperti apa. Semoga bermanfaat dan jangan lupa share ke temanmu yang lainnya juga. See you …